Descripción
El sistema de Control de Gestión está diseñado bajo el concepto: "Oficina sin papel" en ambiente Web, y tiene como propósito registrar asuntos para dar instrucciones a las personas en los diferentes niveles de la organización, agilizar seguimientos, avances y respuestas hasta la terminación de la instrucción, con las siguientes funciones:

Envío de instrucciones
Sirve para registrar asuntos en documentos, enviar instrucciones sobre los mismos, dar seguimiento y terminación, a las instrucciones enviadas.

Instrucciones recibidas
Tiene como propósito recibir instrucciones, para conocimiento y por responder, enviar avances, respuestas, y reenviar instrucciones.

Archivo y clasificación
Su finalidad es controlar: la ubicación del documento físico y clasificar los documentos por asunto y tema.

Consulta a documentos
Tiene como propósito, tener acceso a los documentos, por diferentes rubros.

Personalización
Sirve para registrar grupos de personas y enviar instrucciones por grupo, y registrar las gavetas y carpetas personales para archivar documentos físicos.

Estadísticas de tiempos
Su finalidad es emitir estadísticas gráficas de tiempos de respuesta y terminación de instrucciones, por Unidad Administrativa y persona.

Objetivos
Agilizar el seguimiento de asuntos pendientes
De enviar
Para conocimiento
De respuesta
Organizar el flujo de información en forma automática
Asegurar el envío y recepción de información
Consultar información de manera dinámica

Ventajas
Eliminar costos
Papelería
Copias
Mensajería
Telefónicos
Almacenamiento
Incrementar la productividad
Accesar en forma remota vía Web

Funciones del sistema
Envío de instrucciones
Por enviar
Pendientes para conocimiento
Pendientes de respuesta
Pendientes por prioridad
Pendientes por fecha límite
Pendientes por destinatario
Por terminar
Terminadas
Por estado

Instrucciones recibidas
Pendientes para conocimiento
Pendientes de respuesta
Pendientes por prioridad
Pendientes por fecha límite
Pendientes por remitente
Por terminar
Terminadas
Por estado
Archivo y clasificación
Documentos por archivar
Documentos archivados
Documentos por clasificar
Documentos clasificados
Consulta a documentos
Por folio
Por referencia
Por fecha del documento
Por remitente
Por Unidad / Entidad
Por tipo de documento
Por tipo de información
Por tipo de correspondencia
Por datos múltiples
Personalización
Grupos de personas
Gavetas y carpetas
Estadísticas de tiempos
Respuesta por Unidad
Respuesta por persona
Terminación por Unidad
Terminación por persona
Catálogos del sistema
Unidades Administrativas
Personas
Tipos de documentos
Instrucciones
Asuntos

Características
Comunicación bidireccional entre el remitente y el destinatario
n-niveles de envío de instrucciones (estructura de árbol infinita)
Facilidad para visualizar el seguimiento de asuntos
Folio automático de documentos
Instrucciones por grupo de personas
Generación automática de acuse de recibo, al consultar el documento
Emisión de estadísticas gráficas de rendimiento
Control del acceso de personas para enviar instrucciones
Funciones especiales para el asistente del remitente
Autosuficiencia del administrador del sistema

Comparativo con el correo electrónico

Funcionalidad Correo Electrónico Control de Gestión
Envío de instrucciones Mover correo Automático
Instrucciones recibidas Mover correo Automático
Archivo y clasificación No Sí
Consulta a documentos Copiar correo Automático
Instrucciones por grupo Sí Sí
Estadísticas de rendimiento No Sí
Seguridad en el envío y recepción de información No, permite eliminar correo Sí
Documento único en el sistema No, se anexa en cada correo Sí

 Plataforma de desarrollo
Lotus Notes / Domino

Descargas
 Folleto de Control de Gestión (163 KB)

 Demo de Control de Gestión (3,314 KB)
 

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